Sastanci su srž menadžmenta. Kako se razvijate kao menadžer, držaćete i prisustvovati sve većem broju sastanaka. Minimum 60% menadžerskog vremena se troši na sastanke. Ti procenti vrlo lako mogu da odu i na čak 90% vremena.
Ipak, istraživanja kažu da većina menadžera sastanke posmatra kao gubljenje vremena.
Dalja istraživanja govore da će broj sastanaka u budućnosti rasti. Jedan od glavnih razloga je timski rad. Tim razvija svoj identitet i uči kako da radi zajedno kroz sastanke. Tim lideri imaju posebnu odgovornost da sastanci kojima prisustvuju, proteknu najbolje što mogu.
Dakle, broj različitih sastanaka će se povećavati, posebno online. Onda, čemu služe sastanci?
Očigledan odgovor je da porazgovaramo o različitim stvarima. Ali, kako razgovaramo o njima? I zašto?
Da bi donijeli odluke? Nije doduše, utvrđeno da je sastanak najbolji način da se odluka donese. Donošenje odluke zahtjeva posvećenost akcionim koracima a dobiti takvu posvećenost grupe može biti prilično teško.
Konsenzus se često može poistovjetiti sa kompromisom.
Iznad svega, grupne odluke mogu biti nepotrebne. Mora li cijela grupa da donese odluku? Odluke se najbolje donose od strane individua. Tada su akcioni koraci i odgovornosti jasni. Naravno, menadžeri sazivaju sastanke kako bi im pomogli da donesu bolje odluke, generišući ideje, različita gledišta ili podršku za dalje akcije.
Sastanci se često organizuju kako bi se prezentovale informacije bilo od strane senior menadžmenta koji ih koriste kako bi obavjestili ostale o svojim odlukama ili od strane nižeg menadžmenta koji žele da pokažu koliko dobro rade svoj posao kroz ritual prezentovanja kroz power point prezentacije.
Sastanci su vjerovatno najmanje efikasan način za prezentovanje informacija. Većina će ih biti zaboravljena ukoliko učesnici ne dobiju neki pisani trag, posebno ako se radi o komplikovanijim informacijama. A ako je na papiru, ima li potrebe i da se reprodukuje dugo i dosadno na samom sastanku?
Postoje i drugi razlozi za organizaciju sastanaka, poput političkih igara u organizaciji, uticaja, manipulacije. Sastanci koji služe za manipulaciju imaju tendenciju ponavljanja.
Ukoliko želimo da unaprijedimo kvalitet sastanaka, prvo od čega trebamo početi je njihova svrha. Zašto ih držimo?
Postoji nekoliko značajnih razloga za sazivanje sastanka:
- Razmjena i procjena informacija. Da saznamo šta drugi u timu rade kako bi izbjegli dupliranje posla, da stavimo svoj posao u kontekst i vidimo širu sliku. Grupa daleko bolje procjenjuje informacije od pojedinca zbog različitih perspektiva dajući stoga objektivniju i jasniju sliku. Skupljanje, razmjena i procjena informacija na ovakav način je vrlo važna aktivnost prije donošenja odluke. Na ovaj način, tim ima mogućnost boljeg razumjevanja i procjene kako će promjena uticati na posao.
- Rješavanje problema. Gotovo svaki menadžerski sastanak uključuje neku vrstu rješavanja problema. Problemi mogu biti ili situacioni i nezadovoljavajući na neki način ili izazovi koji nastaju od promjene u okolnostima.
- Rješavanje konflikata. Pronaći uzrok, pronaći alternativne načine posmatranja situacije, istraživanje različitih opcija. Konflikti lako mogu nastati i na samom sastanku. Ukoliko želimo da sastanak napreduje, ovakve stvari se moraju riješiti na licu mjesta. Izgradnja ili ponovno podizanje morala u vrijeme promjena i nesigurnosti vrlo lako mogu značiti rješavanje konflikata.