Kako je nastao koncept upravljanja znanjem?
Pojam “upravljanje znanjem” – knowledge management (KM) počeo je da se razvija krajem 80-ih i početkom 90-ih godina, kada su menadžeri i teoretičari upravljanja počeli da prepoznaju znanje kao ključni organizacioni resurs – ravnopravan kapitalu, sirovinama i tehnologiji.
Usljed sve veće složenosti poslova i pojave novih tehnologija, postalo je jasno da konkurentska prednost više ne dolazi samo iz toga šta organizacija ima, već i iz onoga šta zna i kako to svoje znanje . Pioniri u ovoj oblasti, poput Peter Druckera, upozoravali su da ulazimo u “društvo znanja”, gdje će najveći resurs biti – ljudski um.
Kompanije kao što su BP, IBM i Xerox među prvima su počele razvijati interne sisteme za očuvanje i dijeljenje znanja, stvarajući temelje za formalizovane KM prakse koje danas poznajemo.
Danas, KM nije samo praksa velikih sistema – postaje standard i za mala i srednja preduzeća, nevladine organizacije, pa čak i obrazovne institucije. Zašto? Poslovanje se znatno ubrzalo i sa pojavom vještačke inteligencije, očekuje se da postane još brže. Ovo umnogome utiče na razmjenu znanja i njegovo korištenje, odnosno, odbacivanje.
Šta je knowledge management?
Knowledge management (KM) je sistematski pristup stvaranju, prikupljanju, organizaciji, dijeljenju i primjeni znanja unutar organizacije. Pod znanjem se ovdje ne misli samo na dokumente, priručnike i baze podataka, već i na iskustva zaposlenih, neformalne uvide i naučene lekcije koje često ostaju “zaključane” u glavama ljudi.
Upravljanje znanjem ima za cilj da pravi ljudi imaju pristup pravim informacijama – u pravo vrijeme.
U upravljanju znanjem pravimo razliku između eksplicitnog i tacitnog (neizrečenog) znanja:
- Eksplicitno znanje je ono što se lako može dokumentovati, prenijeti i organizovati – to su priručnici, uputstva, checkliste, politike, procedure. To je “formalizovano” znanje koje se lako dijeli.
- Tacitno znanje je znanje koje je teško artikulisati i prenijeti – to je ono što zaposleni “nose u glavi”: intuicija, osjećaj za klijenta, iskustvo rada na terenu, prečice koje koriste, “osjećaj u prstima”.
Upravo je tacitno znanje ono što organizacije najčešće izgube kada iskusni zaposleni odu – i zato je njegovo hvatanje, kroz mentorstvo, storytelling ili zajednice prakse, jedan od najvećih izazova i zadataka upravljanja znanjem.
Koja je svrha upravljanja znanjem?
Glavni cilj KM-a je da organizacija:
- Spriječi gubitak znanja, posebno pri odlasku ključnih ljudi;
- Ubrza učenje i inovaciju kroz dijeljenje dobrih praksi;
- Smanji vrijeme za obuku i adaptaciju novih zaposlenih;
- Poveća efikasnost tako što izbjegava “izmišljanje tople vode” – nepotrebno ponavljanje istih grešaka ili procesa;
- Donosi bolje odluke zahvaljujući dostupnosti kolektivnog znanja.
Sve je to sjajno, ali šta će to nama?
Zamislite kompaniju koja ima visoku fluktuaciju zaposlenih, radi u promjenjivom okruženju i suočava se sa složenim izazovima. U takvom okruženju, sposobnost organizacije da zadrži i prenese znanje postaje direktan uslov za opstanak i rast.
Implementacijom dobrog sistema upravljanja znanjem, organizacija:
- Stvara kulturu dijeljenja i međusobnog povjerenja;
- Povezuje ljude, procese i tehnologije u jedinstven sistem učenja;
- Postaje agilnija, jer može brzo reagovati na promjene koristeći postojeće uvide i podatke;
- Podstiče inovacije, jer znanje nije razbacano već dostupno svima koji ga mogu nadograditi.
Kako znanje “živi” u organizaciji?
Upravljanje znanjem nije jednokratan događaj – to je kontinuirani ciklus. Da bi znanje zaista postalo dio organizacione snage, mora proći kroz nekoliko faza:
- Pribavljanje znanja – kroz zapošljavanje, obuke, eksternu saradnju, istraživanje, povratne informacije od klijenata…
- Korišćenje znanja – u svakodnevnim odlukama, procesima, projektima. Znanje koje se ne koristi – nestaje.
- Učenje – organizacije uče kroz eksperimente, greške, refleksiju, analizu rezultata i evaluaciju.
- Doprinos znanju – kada zaposleni formalno i neformalno dijele svoja iskustva, ideje, rješenja.
- Procjena znanja – šta funkcioniše, a šta ne? Koje znanje nam je zastarjelo? Šta nam nedostaje?
- Izgradnja i održavanje znanja – kreiranje baza znanja, struktura, procesa za očuvanje i prenos znanja.
- Oslobađanje znanja – dijeljenje sa drugim timovima, partnerima, novim zaposlenima – znanje se ne čuva, već cirkuliše.
Uspješna strategija KM-a obuhvata sve ove faze. Ako zapostavimo samo jednu – npr. ne procjenjujemo znanje ili ga ne oslobađamo – znanje može da “zaglavi” ili zastari. Ako želite da procjenite svoju organizaciju, kroz ove faze, pišite nam na kontakt@infinitum.ba i poslaćemo vam besplatan alat za procjenu.
Savremeni trendovi u upravljanju znanjem
Upravljanje znanjem danas ne izgleda isto kao prije deset godina. Evo nekoliko aktuelnih trendova koji mijenjaju način na koji organizacije pristupaju ovoj oblasti:
- Digitalne platforme i AI alati
Od SharePointa i Notiona do specijalizovanih KM softvera sa vještačkom inteligencijom – alati postaju sve pametniji, automatizuju klasifikaciju znanja i predlažu relevantne informacije zaposlenima. - Integracija u svakodnevni rad
KM više nije izdvojena funkcija. Znanje se danas integriše direktno u radne tokove – kroz CRM sisteme, timske chatove, projektne alate i druge aplikacije koje ljudi već svakodnevno koriste. - Učenje u realnom vremenu (Just-in-Time Knowledge)
Fokus se pomjera sa arhiviranja na trenutnu dostupnost znanja – kako bi zaposleni mogli u svakom trenutku brzo pronaći ono što im je potrebno da donesu odluku ili riješe problem. - Organizacijsko pamćenje i storytelling
Kompanije sve više koriste studije slučaja, intervjue sa zaposlenima i video formate za prenos znanja – jer ljudi bolje pamte i razumiju kroz konkretne priče nego kroz suvoparne dokumente. - Kultura učenja i psihološka sigurnost
Uspješan KM počiva na spremnosti zaposlenih da dijele znanje – što je moguće samo ako se osjećaju sigurno, cijenjeno i uključeno. Psihološka sigurnost je temelj funkcionalnog KM sistema.
Upravljanje znanjem nije samo implementacija softvera. To je strateški pristup koji uključuje ljude, procese i tehnologiju, s ciljem da se kolektivna znanja organizacije koristi na najbolji mogući način.
U svijetu gdje se promjene dešavaju svakodnevno, organizacije koje sistematski upravljaju znanjem imaju jasnu prednost – one ne uče svaki put iznova, već grade na iskustvu i razvijaju se kontinuirano.