Skip links
Infinitum
Analiza zadataka

Analiza zadataka u praksi – metode, alati (2 dio)

Author
Published on:
Published in: Ljudski resursi

Uvod: Kako sprovesti efikasnu analizu zadataka?

Analiza zadataka može biti jednostavna ili izuzetno kompleksna, u zavisnosti od prirode posla i promjena koje su u toku. Da bi bila korisna, analiza mora biti pažljivo planirana i sprovedena po koracima. U nastavku predstavljamo kompletan vodič kroz metode i alate.

Osnovni koraci analize zadataka

Bez obzira na složenost, sve analize zadataka sadrže sledeće ključne korake:

  1. Identifikujte glavne rezultate posla.
    Pomaže u prepoznavanju glavnih zadataka i grupa zadataka.

  2. Razložite zadatke na podzadatke ili korake.
    Cilj je da svi koraci zajedno dovode do željenog rezultata.

  3. Odredite vrstu svakog zadatka ili koraka:

    • Zadaci znanja – zahtijevaju sticanje informacija ili razumijevanja (kognitivni).

    • Zadaci vještina – zahtijevaju promjenu ponašanja ili konkretnu akciju.

  4. Prikupite sve potrebne podatke.
    Višestruki izvori povećavaju tačnost.

  5. Potvrdite tačnost podataka.
    Kroz posmatranje, konsultacije sa SME (stručnjacima), reviziju postojećih dokumenata.

  6. Zatražite pregled i odobrenje.
    Uključite menadžment i korisnike analize.

  7. Završite izveštaj.
    Format (tekst, tabele, dijagrami) zavisi od svrhe korištenja.

  8. Distribuirajte rezultate.
    Po završnom odobrenju, analiza se koristi za izradu obuke, procedura, evaluacije.

Metode prikupljanja podataka

📌 Posmatranje

  • Objašnjenje svrhe posmatranja svim akterima (zaposleni, supervizori, sindikati).

  • Posao mora biti obavljan kao i inače.

  • Bilješke se koriste za validaciju drugih izvora.

📌 Individualni intervjui

  • Direktna pitanja zaposlenima, supervizorima i stručnjacima.

  • Struktuirani ili otvoreni razgovori.

  • Korisno za razjašnjavanje nejasnoća.

📌 Grupni intervjui (fokus grupe)

  • Više zaposlenih na istoj poziciji ili tim sa zajedničkim zadacima.

  • Posebno korisni za međuzavisne zadatke i timski rad.

📌 Štampani materijali

  • Opisi poslova, tehnički priručnici, univerzitetski materijali.

  • Oprez: opisi mogu biti pisani radi plata, a ne realnog rada.

  • Dobrodošli su i eksterni izvori (benchmarking, časopisi, publikacije).

📌 Upitnici i ankete

  • Priprema uz pomoć SME-a.

  • Testiranje na malom uzorku.

  • Korisni za udaljene timove ili veliku grupu zaposlenih.

📌 Liste zadataka (checkliste)

  • Pomoću prethodnog istraživanja formira se lista ponuđenih zadataka.

  • Omogućava brzo prikupljanje podataka putem prepoznavanja.

📌 Dnevnici (logovi)

  • Zaposleni prate i zapisuju svoje aktivnosti tokom dana.

  • Korisno za procjenu učestalosti i trajanja zadataka.

Prioritizacija i klasifikacija zadataka

Kada prikupite veliku listu zadataka, potrebno ih je klasifikovati:

  • Vrijeme potrebno za izvršenje

  • Učestalost izvršavanja

  • Kritičnost za ukupni učinak (task criticality rating)

Kritičnost zadatka omogućava:

  • Identifikaciju ključnih ponašanja

  • Kreiranje kriterijuma za obuku

  • Fokusiranje na najvažnije sadržaje

  • Predloge za operativne procedure

  • Izmjene opreme ili sistema

Napomena: ocjene važnosti mogu biti subjektivne – koristite više ocjenjivača da to minimizujete.

Dodatne tehnike prikupljanja i organizacije podataka

📌 Tehnika kritičnih incidenata

Koristi se za istraživanje ozbiljnih grešaka koje su dovele do povreda, grešaka u opremi ili poslovnih problema.

  • Fokus na realne događaje: „Šta ste zaista uradili?“

  • Prije intervjua identifikovati sve moguće incidente.

  • Intervjuisati najmanje 5 izvora.

  • Paziti na objektivnost – problemi nisu uvijek uzrokovani lošom obukom.

📌 Mapiranje procesa (Process Mapping)

  • Vizuelni prikaz toka aktivnosti: ulaz → akcija/odluka → izlaz

  • Prikazuje sve moguće grane odluka i ishoda

  • Idealno za kognitivne zadatke i prenos znanja

Koraci:

  1. Okupite top performere

  2. Pripremite bijelu tablu/papir

  3. Zapišite ulaze i izlaze (na kartice)

  4. Mapirajte tok aktivnosti (šta se dešava, ko to radi)

  5. Razlikujte akcije (pravougaonici) i odluke (dijamanti)

  6. Označite ko je odgovoran, gdje i koliko traje svaki korak

  7. Revidirajte sa timom

Smjernice za pisanje izvještaja analize

  • Prvi nacrt pišite na osnovu stvarnog stanja – ne uključujte „šta bi bilo kad bi“ (to ide u fusnote).

  • Uključite sve aktivnosti – čak i kratke i rijetke.

  • Opisi treba da prate politiku, procedure i standarde učinka.

  • Provjerite da li se zaista tako obavlja posao (možda otkrijete kršenje pravila).

  • Fokusirajte se na zadatak, ne osobu (osobine zaposlenog su nebitne osim ako nisu uslov za učinak).

  • Razlikujte aktivnosti čovjeka i mašine.

  • Razlikujte zadatke pojedinca i tima.

  • Koristite postojeće procesne i IT dijagrame.

  • Kod fizičkih poslova – koristite video kao alat i zapis.

Ako niste, pročitajte prvi dio

Leave a comment